Bedienung des Programms

Welche Informationen gibt es für einen schnellen Einstieg in das Programm?

Zunächst sollten Sie sich das Handbuch durchlesen. Dort ist die Bedienung des Programms der Reihe nach erklärt. Besonders für Anwender, die bereits mit einem anderen Buchhaltungsprogramm gearbeitet haben, ist dies empfehlenswert.

Mit dem Programm wird auch eine Hilfe installiert, die alle Funktionen erklärt. Die Hilfe ist anders aufgebaut als das Handbuch und mehr zum Nachschlagen gedacht. Sie soll das Handbuch nicht ersetzen.

Öffnen Sie die Datei "Beispiel.buc", die mit der Buchhaltung installiert wird. Dort können Sie ein paar fertige Buchungen und Berichte einsehen. Die können auch mit der Beispieldatei weiterarbeiten, wenn Sie die Beispielbuchungen löschen. Der verwendete Kontorahmen ist Teil des SKR04 von Datev.

Nutzen Sie auch die Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Warum werden nicht alle Buchungen in den Berichten oder in den Konten- Informationsfenstern ausgegeben?

Die Filterung von Buchungsdaten ist eine sehr effektive Methode die Buchhaltung aus verschiedenen Blickwinkeln heraus zu betrachten. Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten:

• Im obersten Projektbaumeintrag können Sie einen Datumsbereich und eine Kostenstelle/Klassifizierung angeben, die für die Filterung verwendet werden. Um alle Buchungen anzuzeigen, demarkieren Sie das Eingabefeld "Datumsbereich" und löschen die Eingabe im Feld Kostenstelle z. B. mit der Entf-Taste.
• Eine Buchungsgruppe kann komplett ausgeblendet werden, sodass keine Buchungen aus dieser Buchungsgruppe berücksichtigt werden. Dies wird z. B. für Testbuchungen oder Abschlussbuchungen benötigt. Ausgeblendete Buchungsgruppen werden grau anstatt grün dargestellt. Um eine "graue" Buchungsgruppe zu aktivieren, markieren Sie bitte das Feld "auswerten" des Projektbaumeintrags "Buchungsgruppe".

Warum ist der Menüpunkt "Datei/Drucken" nicht auswählbar?

Drucken können Sie Berichte. Es gibt eine Reihe von vorgefertigten Berichten und Berichte, die Sie selbst erstellen können. Die Berichte werden im Projektbaum durch ein -Symbol angezeigt. Wenn Sie dieses markieren, erscheint der Bericht auf der rechten Seite. Dann ist auch der Menüpunkt "Datei/Drucken" freigeschaltet.

Wie kann ich die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen?

Dazu muss ein Bericht verwendet werden, der alle notwendigen Berechnungen durchführt. In der Beispielbuchhaltung befindet sich eine entsprechende Vorlage. Um den Datumsbereich zu bestimmen, markieren Sie den obersten Projektbaumeintrag. Dort befinden sich die Eingabefelder "min. Datum" und "max. Datum", in welchen Sie den Datumsbereich festlegen können. Löschen Sie den Eintrag im Eingabefeld Klassifizierung, wenn dort was ausgewählt wurde. Nun können Sie sich den Bericht mit der Vorschau anzeigen lassen. Der Datumsbereich bestimmt auch die Auswertung aller anderen Berichte. Falls Sie zusätzliche Auswertungen durch Berichte erstellen möchten, dann können Sie direkt in die entsprechende Berichtsvorschau wechseln, ohne den Datumsbereich immer wieder anpassen zu müssen.

Wird das Programm Elster-Formular unterstützt?

Das Programm Elster-Formular dient dazu Daten an das Finanzamt zu übertragen. Die zero-Buchhaltung steuert das Programm Elster-Formular nicht direkt. Erstellen Sie sich einen Bericht innerhalb der zero-Buchhaltung und übertragen Sie das Ergebnis "händisch" in das Programm Elster-Formular, um die Daten an das Finanzamt zu übertragen. Meist geht es um die Umsatzsteuervoranmeldung. Dazu sind lediglich zwei oder drei Zahlenwerte zu übernehmen.

Kann man das Programm auch ohne eingescannte Belege verwenden?

Natürlich lässt sich das Programm auch ohne eingescannte Belege verwenden. Dies ist nur eine zusätzliche Leistung, die Ihnen das Arbeiten erleichtern soll.

Wie kann ich einzelne Konten ausdrucken?

Sie können ein Journal oder die Buchungen einzelner Konten ausdrucken, indem Sie dafür einen eigenen Bericht anlegen. "Ordner Bericht" auswählen und aus dem Popupmenü den Menüpunkt "Neues Konto-Journal". Die Auswahl des Datumsbereichs und der Kostenstelle im obersten Projektbaumeintrag gilt auch für diesen Bericht, sodass Sie sich auch gezielt z. B. Monatsberichte ausgeben können.

Die Konten ohne Kontonummer, die zur Strukturierung des Kontorahmens eingesetzt wurden, können nicht im Bericht verwendet werden. Wie kann man diese für eine Berichtsauswertung einsetzen?

Wenn Sie bei einem Konto keine Kontonummer angeben, dann wird im Projektbaum die kleinste und die größte Kontonummer der untergeordneten Konten angezeigt. Das ist übersichtlicher bei dem Aufbau des Projektbaums.

Die Konten ohne Kontonummer sind allerdings nicht für die Buchhaltung für Buchungen und Auswertungen nutzbar. Falls Sie diese Konten im Bericht auswerten möchten, müssen Sie eine Kontonummer vergeben.

Wird auch die Währung CHF unterstützt?

Stellen Sie im obersten Projektbaumeintrag die Währung auf CHF um.

Wie kann ich den Kontenrahmen ausdrucken?

Im "Ordner Konten" befindet sich als letzter Projektbaumeintrag ein Bericht, der eine Übersicht der Konten beinhaltet. Markieren Sie diesen Projektbaumeintrag [Bericht-Vorschau] und wählen dann Drucken aus dem Dateimenü. Das funktioniert erst in einer Version der Zero-Buchhaltung, die neuer als die vom 24.9.2003 ist. Falls Sie eine ältere Version installiert haben, dann sollten Sie diese updaten.

Kann ich einer Buchung auch mehr als einen Beleg zuordnen?

Wenn Sie mehr als zwei Belege für eine Buchung haben, was eigentlich regelmäßig vorkommt, können Sie unterhalb einer Buchung noch einen (oder mehrere) zusätzlichen Dokumentenverweis anfügen. Verwenden Sie dazu den Menüpunkt "neuer Dokumentenverweis" aus dem Kontextmenü des Projektbaumeintrags "Buchung". Im Projektbaumeintrag "Dokument" können Sie dann im Feld "Dokument" ein Verweis auf das zusätzliche Dokument angeben. Wenn sich das Dokument im normalen Belegordner befindet, reicht die Angabe des Dateinamens.

Die Druckvorschau verdeckt den Projektbaum. Wie kann ich diesen wieder sichtbar machen?

Sie können die Druckvorschau mit der Taste ESC wieder schließen.

Wie kann ich das Programm mit Daten auf einen anderen Rechner übertragen?

• Kopieren Sie den Installationsordner des Programms auf den neuen Rechner. Normalerweise "c:\Programme\Grips\zero"
• Öffnen Sie das Programm und schauen unter Extras/Parameter/Verzeichnisse nach, in welchem Verzeichnis die Belege abgelegt sind. (Belegverzeichnis). Kopieren Sie den Inhalt dieses Ordners auf den neuen Rechner.
• Unter Extras/Parameter/Verzeichnis steht nach der Speicherort der Lizenzdatei. Falls diese nicht innerhalb des Programmverzeichnisses liegt, müssen Sie die Lizenzdatei kopieren. (Nur bei der Vollversion)
• Das Fenster Layout, Einstellung bei Extraparameter usw. wird in der Registry gespeichert. Falls Sie mit Regedit den Eintrag "Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Buch 1.9" exportieren und auf dem neuen Rechner importieren, können Sie sich das notieren der Einstellungen unter Extra/Parameter sparen.
• Schließlich müssen Sie noch die Datei mit den Buchungsdaten kopieren (Erweiterung buc oder xbuc).

Fehlermeldung

Was soll ich bei der Fehlermeldung "unerwartetes Dateiformat" tun?

Der Fehler "unerwartetes Dateiformat" deutet darauf hin, dass die Buchungsdatei nicht dem erwarteten Format entspricht. Das kann beispielsweise auftreten, wenn Sie mit unterschiedlichen Versionen der Buchhaltung arbeiten. Eine neuere Version speichert Daten in einem Format, welches mit einer älteren Version des Programms eventuell nicht geöffnet werden kann. Dann müssen Sie die Datei mit der neueren Version des Programms bearbeiten.

Vielleicht wird das Öffnen auch durch einen Antivirenprogramm verhindert oder die Datei ist aus einem anderen Grund beschädigt.

Die Buchhaltung legt beim Speichern eine Sicherheitskopie der Buchhaltungsdaten an. Im Notfall können Sie darauf zurückgreifen. Die Sicherungskopie hat den gleichen Dateinamen wie die Datei mit den Buchungsdaten, es wird allerdings eine andere Dateierweiterung verwendet. Die Sicherungskopie liegt im gleichen Verzeichnis wie die Buchungsdaten.

Dateierweiterung der Buchhaltungsdatei ".buc"

Dateierweiterung der Sicherungskopie: ".bak"

Um die Sicherungskopie zu verwenden, können Sie die Sicherungskopie im Explorer umbenennen, indem Sie die Dateiänderungen von ".bak" auf ".buc" ändern, und dann mit dem Buchhaltungsprogramm öffnen. Alternativ können Sie auch in der zero-Buchhaltung "Datei/Öffnen" auswählen und beim Dateinamen "*.bak" eingeben, die Eingabetaste drücken und anschließend die Sicherungskopie auswählen. Anschließend sollten Sie mit "Datei/Speichern unter..." die Buchungsdaten unter einem anderen Dateinamen speichern.

Beim Verwenden der Sicherheitskopie kann es sein, dass Ihre letzten Änderungen nicht übernommen wurden. Dann müssen Sie diese Buchungen noch einmal vornehmen.

Zugriff verweigert

Beim Speichern kommt es zu der Fehlermeldung:

"Zugriff auf C:\Program Files (x86)\grips\zero\Buchhaltung.buc wurde verweigert."

Je nach Betriebssystemkonfiguration kommt es zu Schwierigkeiten mit den Zugriffsrechten, wenn Sie die Datei bei der Installation im Programme-Ordner speichern möchten.

Wählen Sie bitte einen anderen Speicherort für Ihre Buchungsdatei. Am besten speichern Sie die Datei unter "Eigene Dateien".